初対面のクライアントとの打ち合わせは緊張しますよね。さらにその場所がオンラインだと、トラブルなく終われるかなど緊張度合いが増します。
また、自分や相手がオンライン会議に慣れているかどうかでも対応の仕方が変わってくるかと思いますので、対面の時よりもなにかと気を遣います。当日慌ててしまい、印象を悪くしないためにも予習をしておくと安心して臨めますので以下のポイントを抑えておきましょう。

打ち合わせ前に事前にしておくといいこと３つ

初回の打ち合わせは第一印象が決まるのでとても重要です。成功させるためには準備が8割を占めます。これはオンラインだろうが対面だろうが関係ないことも含まれますが、やっていないことがあればぜひ実行してみてください。

事前準備

・アポイントをとった当日に感謝のメール
・1週間〜3日前までにアポイントの確認メールまたは電話
(当日の会議の日時、参加者、会議の議題、オンラインURL、URLが繋がらない場合の連絡先）
・会議をスムーズに進めるための事前アンケート

このたった３つだけです。文字にすると簡単ですが、1日複数のアポイントが入る場合は意外と忘れがちです。これは経験談ですが、特に事前メールを怠ると、相手が忘れていて時間通りに打ち合わせが開始できなかったりドタキャンされる確率が高くなりました。
また、事前メールに返信がない人も要注意です。前日に明日はよろしくお願いしますという名目で再度日時の確認をするとさらによいです。

オンライン会議中に気をつけたいポイント５つ

対面での会議の場合は、初めてのクライアントだとまずは名刺交換から始まって少しのアイスブレイクが起こるのが自然な流れかと思いますが、オンラインでは名刺交換が困難です。では、なにをしたらいいでしょうか。

オンライン会議中の注意点

①初めは笑顔で少し大きめな声で挨拶をする。目線はPCのカメラを見る。
②音声や画面に問題がないか確認する。
③会議の流れを説明し、認識の相違がないことを確認する。
④会議中は画面とカメラを交互に見て目を合わせる
⑤一方的に話しすぎないように、資料を画面共有しながら話のキリがいいところで質問がないか確認しながら進める

オンライン会議後にすべきアフターフォロー

会議が終わってほっとするのも束の間。アフターフォローは早い方が印象に残りますし、丁寧な対応をしてくれたという評価にも繋がりますので遅くてもその日の退勤1時間前までには行いましょう。

＜クライアントを逃さないアフターフォロー＞
・当日中に御礼メール
（会議で話したことを箇条書きでいいのでまとめて認識共有、追加で共有したい資料があれば添付、自社がクライアントにできることを1〜2文でまとめる、疑問点あれば連絡してくださいの一言）
・1週間後に会議での疑問点などないか確認のメールをし、返信がなければ電話で確認

直近のアフターフォローとしてはこの２つでよいです。あまり頻度が多いとしつこいと思われてしまうので注意してください。これでも反応がなければ、確度はが低いクライアントなので1ヶ月くらい連絡は控えてもよいです。

まとめ

初めてのクライアントとの打ち合わせにオンライン会議という組み合わせは、気が引けてしまうかもしれませんが、今回紹介したように、抑えておくべきポイントは実はそんなにないのです。ただ、打ち合わせの数が多くなると意外と忘れてしまいがちなのでタスクとしてやったかやってないかメモしておくことをおすすめします。習慣となってしまえば苦ではなくなりますよ。