オンライン会議はWEB会議システムの制約次第で、1対1から大人数での開催まで可能ですが、人数が少なすぎても多すぎてもやりづらいですよね。
そこで今回、オンライン会議の理想的な人数と参加者を選定するコツ、大人数で行う際の注意点を紹介します。

オンライン会議の理想的な人数

オンライン会議の参加人数は4～6人が適切でしょう。理想的な人数の理由3つを紹介します！

理由1：人数が少なすぎても多すぎても発言しにくい

参加人数が少なすぎると気負いして発言しにくくなります。また多すぎても発言が被らないか気になったり、大勢の前で話すストレスを感じたりしますよね。

オンライン会議は、参加者の雰囲気を把握しにくいため気を遣ってしまいがち。4～6人だと意見が出やすい雰囲気で話せるでしょう。

理由2：人数が増えると当事者意識が低くなりやすい

参加者が増えると各人の当事者意識が低くなりがちです。WEB会議は画面越しで行うので発言者以外はモチベーションが下がったり、つい内職をしてしまったりするでしょう。

集中していない人が多いと、発言者や積極的に参加している人のやる気も低下してしまいます。聞くだけの参加者は多くなりすぎないようにしましょう！

理由3：参加者の様子を把握できる人数がベスト

画面上で参加者の様子を把握しきれる人数がおすすめです。人数が多くなると、話を理解できているか、納得しているのか、発言しようとしているのかなどが把握できなくなります。
資料を共有しながら参加者を表示する場合、4～6人までなら様子が分かりやすいでしょう！

オンライン会議の参加者を選定するコツ

人数がつい増えてしまう場合について、参加者を選定するコツを紹介します。

目的によって開催の部を分ける

人数が多くなりそうなら、会議目的によって開催を分けるとよいでしょう。目的を明確にして適切な人数で行えば、全員が発言しやすく有意義な会議になります。

例えば、ヒアリング目的、レビュー依頼の目的、決議目的などの分け方があります。参加人数も絞れてより効率的に話し合いができるでしょう。

聞くだけでよい人には録画を共有する

会議内容を知っておいてほしい人に対しては、参加不要で後から録画を共有するとよいでしょう。WEB会議ツールの録画機能を使えば、会議内容をすぐに共有できます。

議事録で共有する場合は時間がかかったり、違うニュアンスで伝わったりする可能性もありますよね。録画ならば会議に参加しているのと同じ情報が得られます。

大人数のオンライン会議を行う際の注意点

参加人数を絞れない、大人数で会議をやりたいといった場合もあるでしょう。その場合、以下に注意して開催してみてくださいね！

司会役を決めておく

事前に司会役を決めておきましょう。大人数で会議をすると発言が被る、話がまとまらないといったことが起こりますよね。また発表者が複数いる場合、だらだらと時間が過ぎてしまいがちです。スムーズに進行して有意義な会議になるよう、仕切り役が必要です！

事前に資料共有、ルール決めをする

会議前に資料を共有したり、ルールを決めておくだけでも会議は進行しやすくなります。参加者が多いとその分、質問や意見が多かったり、想定外のことも発生したりするでしょう。

事前に資料共有すれば、より共通の認識で会議に臨んでもらえます。また発言時は自らミュート解除する、手を挙げる、チャットに書き込みするなどのルールを決めておくと、より効率的に進行できるでしょう！

適正な人数で有意義なオンライン会議を！

オンライン会議は4～6人でやるのが理想的です。会議目的で分けたり、録画機能を活用して参加者を選定するのがおすすめですが、大人数でやる際は事前準備をしっかりしましょう。

参加人数を意識しながら、有意義なオンライン会議にしてくださいね！