今ではすっかり当たり前に使われるようになったオンライン会議ですが、対面と比べてやりにくいと感じたことはありませんか？
今回はオンライン会議を円滑に進行するための準備と進め方のポイントについてご紹介していきます。ぜひ今のやり方と比べてみて明日からの会議にぜひ活かしてみてください。

会議で使用するオンライン向け資料を作成しよう

オンライン会議は対面と違い1人1人と視線を合わせることが難しかったり、緊張感が共有しにくいことから聞き飽きてしまいやすい傾向にあります。
オンラインだからこそ向いている資料の作成方法がありますので、会議の内容によって使い分けてみるとパソコンスキルも上がり一石二鳥になりますよ。

会議の用途別資料作成のポイント

・パワポなどのスライド資料で作成する
・ワンスライドワンメッセージでまとめて言葉で補足する
・グラフや表を活用し目で見てわかりやすいデザインにする
・話すテンポに気をつける
・カメラ目線で話す

大きなポイントは以上の5つです。詳細は下の参照URLからご覧ください。資料作成スキルが上がると商談やプレゼンにも使えますのでぜひ習得したいですね。
参照：マケフリメディア（https://makefri.jp/work/8201/#i-11）

オンライン会議で使用するツールの機能を確認しよう

オンライン会議を行うためにまずネット環境を整えると思います。それが終わったら会議でどのタイミングでどの機能を使って話をするか決めると会議に集中できます。面倒でも円滑に進めるためにはやっておくべきワンクッションと言えます。

代表的なオンライン会議ツール

・zoom
・Google meet
・Microsoft Teams

オンライン会議で使える機能と使用場面

・画面共有…資料を見て欲しいとき
・チャット機能…質問やアンケートをとりたいとき
・ホワイトボード…話し合いをまとめたいとき
・ブレイクアウトセッション…チームに分かれて話し合いたいとき

オンライン会議を円滑に進めるポイント

資料とオンラインツールの機能を確認したら最後は会議自体の進め方について考えます。基本的なポイントは対面の時と同様と思っていただいて構わないですが、オンラインだけで会議を行うと対面ではカバーできていたことができなくなることがあります。下の4つのポイントを特に意識しておくことで人数が多くても対応できるようになります。

ポイント

1．事前に使用する資料をタブに用意しておく
2．言葉だけで説明するときは画面共有を閉じ話に集中してもらう
3．説明中にネット環境のトラブルが起きた場合はチャットで伝えてもらう
例）「画面が固まってます」など
4．発信者は適宜質問を受け付けたり、画面共有するたびに見えているか確認する

まとめ

オンライン会議はテレワーク時や遠方の拠点との会議などにとても便利ですよね。しかし対面とは違い、ジェスチャーや表情が伝わりにくかったり、ネットトラブルが起きたりと難しさを感じることもあるかと思います。上記を参考に事前にチェックし予行練習をしておくことで新人やパソコンに慣れていない方でも円滑にオンライン会議を進行することができますのでぜひ試してみてください。